Ausländische Fachkräfte einstellen – Das müssen Sie wissen
Die Rekrutierung ausländischer Fachkräfte ist für viele Unternehmen in Deutschland ein wichtiger Weg, dem Fachkräftemangel zu begegnen. Allerdings gibt es bei der Einstellung internationale Arbeitskräfte rechtliche, organisatorische und kulturelle Aspekte, die sorgfältig beachtet werden müssen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, worauf es ankommt – von der Visa-Beschaffung über arbeitsrechtliche Anforderungen bis hin zu Integrationsmaßnahmen.
Visum und Arbeitserlaubnis – Wer braucht was?
Bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben wird, solltest du klären, ob der neue Kollege überhaupt eine Arbeitserlaubnis oder ein Visum braucht. Das hängt insbesondere davon ab, woher der Bewerber stammt und welche Tätigkeit er ausüben möchte.
Für EU-/EWR- und Schweizer Staatsbürger ist alles einfach: Sie benötigen grundsätzlich kein Visum, dürfen sofort loslegen. Anders sieht es bei sogenannten Drittstaatsangehörigen aus, also Bewerbern aus Nicht-EU-Staaten. Hier ist fast immer ein Visum sowie eine Aufenthaltserlaubnis für die Beschäftigung erforderlich.
Wichtige Dokumente vorbereiten
Ein weiterer entscheidender Punkt bei der Einstellung und Relokation ausländischer Fachkräfte ist die Vollständigkeit und Gültigkeit der erforderlichen Dokumente. Der zukünftige Mitarbeiter muss über einen gültigen Reisepass verfügen. Zudem sollten alle relevanten Qualifikations- und Ausbildungsnachweise vorliegen – oft müssen diese ins Deutsche übersetzt, beglaubigt, apostilliert oder sogar legalisiert werden. Falls die Familie mitzieht, sind auch Geburtsurkunden, Heiratsurkunden oder gegebenenfalls Sorgerechtsnachweise erforderlich. Da die Beschaffung und Aufbereitung dieser Unterlagen in manchen Ländern sehr lange dauern kann, sollte dieser Schritt frühzeitig in die Planung einbezogen werden, um Verzögerungen beim Visum- oder Anerkennungsverfahren zu vermeiden.
Qualifikationen prüfen
Die nächste wichtige Frage: Bringt dein Kandidat die erforderlichen Qualifikationen mit? Dazu zählen:
Passende Berufserfahrung sowie abgeschlossene Ausbildung oder Studium.
Anerkennung der Qualifikation in Deutschland – für manche Berufe ist das Pflicht, besonders wenn sie reglementiert sind (wie z.B. Ärzte, Ingenieure oder Lehrer).
Bei nicht reglementierten Berufen genügt häufig ein nachweislich vergleichbarer Abschluss.
Mehr dazu liest du auch in unserem ausführlichen Artikel zur Anerkennung von Qualifikationen.
Der Arbeitsvertrag
Mit passenden Qualifikationen steht als nächstes der Arbeitsvertrag an. Dieser Schritt ist besonders wichtig für den Visumantrag sowie für die Anmeldung bei der Krankenversicherung.
Die Vergütung sollte im Entgeltatlas überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Mindestlohn, tarifliche Vorgaben und die für das jeweilige Visum geltenden Gehaltsanforderungen erfüllt. Bei bestimmten Visa wie der Blauen Karte EU gelten feste Gehaltsuntergrenzen, die unbedingt einzuhalten sind.
Nach der Einreise: Wichtige Behördenschritte
Ist das neue Teammitglied in Deutschland angekommen, geht es direkt mit einigen Formalitäten weiter. Dabei solltest du als Arbeitgeber unterstützen – das macht den Prozess für alle Beteiligten reibungsloser:
Anmeldung des Wohnsitzes beim zuständigen Bürgeramt
Steuer-ID abwarten (kommt in der Regel automatisch per Post nach der Anmeldung)
Antrag auf Aufenthaltstitel bzw. Aufenthaltserlaubnis beim zuständigen Ausländeramt stellen
Integration und sprachliche Unterstützung
Ein unterschriebener Arbeitsvertrag ist nur der Anfang. Damit aus neuen Fachkräften zufriedene und produktive Mitarbeiter werden, steht die Integration im Mittelpunkt. Dazu zählt zum Beispiel:
Ein herzliches Onboarding und die persönliche Vorstellung im Team
Mentorenprogramme und interne Schulungen
Sprachförderung, um die Kommunikation am Arbeitsplatz (und privat!) zu erleichtern
Hilfe bei Alltagsfragen wie Wohnungssuche, Schulen für die Kinder oder Jobmöglichkeiten für den Partner
Fazit
Die Einstellung ausländischer Fachkräfte bedeutet viel Organisation – lohnt sich aber! Mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise kannst du die Prozesse deutlich vereinfachen: Von der Frage nach dem richtigen Visum, über die Qualifikationsprüfung und einen rechtssicheren Arbeitsvertrag bis hin zur Begleitung bei Behördengängen und Integration im Team. So gewinnen alle Seiten: Unternehmen, neue Mitarbeitende und letztlich auch die Gesellschaft
Brauchen Sie Unterstützung beim Einstellungs- und Relokationsprozess?
Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – von der Visa-Prüfung bis zur erfolgreichen Integration Ihrer neuen Fachkraft.
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