Von Visum zur Aufenthaltserlaubnis in Deutschland: Ein Leitfaden für HR- und Global-Mobility-Teams

Die Umwandlung eines Visums in eine deutsche Aufenthaltserlaubnis ist ein entscheidender Schritt, um langfristige Beschäftigung rechtlich abzusichern und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten.

Bei relokate unterstützen wir Unternehmen, HR-Abteilungen und Global-Mobility-Teams mit umfassenden Immigrationsservices – damit der Übergang für internationale Mitarbeitende reibungslos gelingt.

Warum die Aufenthaltserlaubnis entscheidend ist

Ein nationales Visum ermöglicht in der Regel nur die vorübergehende Einreise nach Deutschland (meist 3 bis 12 Monate) – es berechtigt nicht zum dauerhaften Aufenthalt oder zur langfristigen Beschäftigung. Für eine rechtmäßige Tätigkeit über diesen Zeitraum hinaus ist eine Aufenthaltserlaubnis erforderlich.

Für HR- und Global-Mobility-Verantwortliche ist dieser Schritt essenziell, um:

• Gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Bußgelder zu vermeiden

• Unterbrechungen bei Beschäftigung und Gehaltsabrechnung zu vermeiden

• Internationale Mitarbeitende bestmöglich zu unterstützen

• Die Arbeitgebermarke durch professionelle Prozesse zu stärken

Der Prozess: Vom Visum zur Aufenthaltserlaubnis

Nach der Einreise des Mitarbeitenden nach Deutschland sind folgende Schritte verpflichtend:

1. Anmeldung beim Einwohnermeldeamt
Die Wohnsitzanmeldung (Anmeldung) muss vor Antragstellung auf eine Aufenthaltserlaubnis erfolgen.

2. Antrag bei der Ausländerbehörde
Die Aufenthaltserlaubnis wird bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragt. Dazu gehören die Terminvereinbarung sowie die Einreichung aller erforderlichen Unterlagen.

3. Bearbeitung und Ausstellung der Aufenthaltserlaubnis
Die Bearbeitungszeit beträgt nach dem Termin meist 4–6 Wochen.

Erforderliche Unterlagen

Folgende Dokumente werden in der Regel benötigt:

• Gültiger Reisepass und biometrische Passfotos

• Mietvertrag oder Wohnungsgeberbestätigung

• Arbeitsvertrag oder unterschriebenes Jobangebot

• Nachweis über eine deutsche Krankenversicherung

• Weitere Unterlagen je nach Region oder Einzelfall

Typische Herausforderungen für HR und Mitarbeitende

Auch wenn der Prozess offiziell einfach erscheint, ergeben sich in der Praxis oft erhebliche Hürden:

Lange Wartezeiten
In Großstädten wie München, Frankfurt oder Berlin sind Termine bei der Ausländerbehörde oft wochen- oder monatelang ausgebucht. Dies kann zu Unsicherheit und Verzögerungen bei der Arbeitsaufnahme führen.

Mangel an transparenten Informationen
Abläufe unterscheiden sich je nach Stadt. Viele Behörden bieten keine klaren Online-Anleitungen, oft nur auf Deutsch und mit veralteten Formularen.

Strikte Anforderungen an Unterlagen
Fehlt auch nur ein Dokument, kann dies zur Verzögerung oder Ablehnung führen. Die Anforderungen variieren zudem je nach Behörde und Falltyp (z. B. Blaue Karte, Fachkräfte, Familiennachzug).

Dezentrale Verwaltungsstruktur
Das Aufenthaltsrecht ist nicht bundesweit einheitlich geregelt. Jedes Bundesland oder jede Stadt kann eigene Abläufe und Fristen haben – was bei mehreren Standorten zu Verwirrung führen kann.

Wichtige Zusatzaspekte

Anmeldung (Wohnsitz)
Die Anmeldung bei der Meldebehörde ist Voraussetzung für die Antragstellung auf eine Aufenthaltserlaubnis.

Krankenversicherung
Ein Nachweis über eine gültige deutsche Krankenversicherung ist zwingend erforderlich.

Verlängerung & Gültigkeit
Aufenthaltstitel sind befristet und müssen rechtzeitig vor Ablauf verlängert werden, um einen legalen Aufenthalt sicherzustellen.

Was tun bei Verzögerungen?

Verspätete Termine oder langwierige Bearbeitung können Auswirkungen auf Beschäftigung, Gehaltszahlung und die Integration des Mitarbeitenden haben. Besonders bei hoher Auslastung der Behörden sind Termine oft erst 8–12 Wochen vor Ablauf des Visums möglich.

Um Risiken zu vermeiden, ist es wichtig:

• Frühzeitig zu planen

• Vollständige Unterlagen vorzubereiten

• Lokale Verfahren zu kennen und einzuplanen

• Proaktiv auf mögliche Engpässe zu reagieren

relokate unterstützt Sie dabei, genau diese Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu managen.

Wenn das Visum abläuft, bevor die Aufenthaltserlaubnis ausgestellt ist

Kommt es zu Verzögerungen und das Visum läuft bald ab oder ist bereits abgelaufen, besteht die Möglichkeit, eine Fiktionsbescheinigung zu beantragen. Dieses Dokument:

• Bestätigt, dass der Antrag auf Aufenthaltserlaubnis gestellt wurde

• Erlaubt dem Mitarbeitenden, weiterhin legal in Deutschland zu bleiben

• Ermöglicht in der Regel auch die weitere Beschäftigung

Die Fiktionsbescheinigung dient als rechtliche Überbrückung, bis die endgültige Aufenthaltserlaubnis ausgestellt ist.

Wir übernehmen den Prozess – für Sie und Ihre Mitarbeitenden

relokate koordiniert den kompletten Ablauf der Aufenthaltserlaubnis – von der Antragstellung über die Terminbuchung bis hin zur Fristenkontrolle und Dokumentenprüfung. So entlasten wir Ihre HR-Teams und sichern eine reibungslose und rechtskonforme Integration Ihrer internationalen Fachkräfte.

Bieten Sie Ihrem internationalen Talent vom ersten Tag an Sicherheit – mit professioneller Begleitung und effizientem Visa-Management.

Vereinbaren Sie ein Erstgespräch oder kontaktieren Sie uns über unser Formular, um zu erfahren, wie wir Ihre globale Rekrutierungsstrategie optimieren und rechtssichere Ergebnisse erzielen können.

Wenn du möchtest, kann ich daraus auch eine kürzere Version für Präsentationen, Broschüren oder eine Website machen. Sag einfach Bescheid.

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